| Ikke før sagt enn gjort! | |
|---|---|
| Originaltittel | Få ting gjort |
| Forfatter | David Allen |
| 1. utg. opprinnelig | 2001 |
| Sjanger | klok |
| Originalspråk | Engelsk |
Ikke før sagt enn gjort! er en bok av David Allen , som omhandler et system for tidsstyring og organisering av ens aktiviteter. Originaltittelen, Getting Things Done , kan oversettes til å få ting til å skje . Metoden er allment kjent under forkortelsen GTD (som også er et registrert varemerke [1] ).
GTD antar at folk trenger å tømme sinnet fra bryet med å huske oppgaver, avtaler og detaljer. Metoden består i å «frigjøre sinnet fra arbeidet med å huske alt som skal gjøres» og dermed konsentrere seg fullt ut om å «utføre disse oppgavene».
GTD er avhengig av bruk av eksterne minner som et "betrodd system" for å holde styr på gjøremål, og for dette har det blitt assosiert med teorien om eksternt minne og distribuert kognisjon. [2]
Etter den første publikasjonen i 2001 , har GTD nå blitt en reell ledermodell for styring av tid og prosjekter , eller, etter definisjonen til forfatteren selv: en metode "for å administrere forpliktelser, informasjon og kommunikasjon". [1]
De grunnleggende kriteriene for GTD er re-elaborations og forenklinger av ledelsesfunksjoner , av syklusen for overføring av kunnskapsstyringsinformasjon og av prinsippene som er angitt i Henry Mintzbergs essays [3] .
På en måte er det mer en pragmatisk disiplin enn en arbeidsmetode. Allen beskriver selv metoden hans som «avansert sunn fornuft», selv om han hevder det tok ham tjue år å utarbeide den konsekvent. [4]
I motsetning til andre tidsstyringseksperter, fokuserer ikke David Allen på oppgaveprioriteringer , men anbefaler å lage og administrere presise oppgave- og handlingslister. Dette er nødvendig fordi vårt mentale "påminnelsessystem" er ganske ineffektivt og sjelden minner oss på hva vi trenger å gjøre, til rett tid og sted, hvor vi må gjøre det.
Allen hevder at mange av blokkeringene vi vanligvis møter ved å fullføre visse aktiviteter er forårsaket av en utilstrekkelig front-end- plan (for hvert prosjekt er det for eksempel nødvendig å avklare hva som skal oppnås og hva som er de spesifikke handlingene som er nødvendige for å oppnå den). Det er veldig praktisk å fjerne alle unødvendige input og kun fokusere på de nødvendige, og deretter sette opp en rekke handlinger på forhånd som kan gjennomføres senere, uten videre planlegging.
Allen skriver i sin bok:
«Få alt ut av tankene dine. Ta avgjørelser om hva du skal gjøre når problemet oppstår – ikke når det eksploderer. Organiser prosjektpåminnelsene dine og deres kommende handlinger i passende kategorier. Hold systemet ditt oppdatert, fullstendig og revidert nok til å stole på valgene om hva du gjør (og hva du ikke gjør) til enhver tid."
Det har blitt observert, med en reversering av perspektivet, at i virkeligheten er det endelige formålet med metoden å ha sinnet fritt og avslappet, ikke å være organisert. Organisasjon er et nødvendig onde for å frigjøre ens sinn fra de daglige begrensninger og press. [5]
Måtene Allen foreslår organisering på er som følger:
Samle alt du trenger for å spore eller huske eller implementere i det Allen kaller en bøtte : en fysisk boks, en e-postboks, en opptaker, en bærbar PC, en PDA eller en enkel kombinasjon av disse. Få alt ut av tankene dine og legg det i samlerenheten , klar til å bli behandlet. Alle lister skal behandles (tømmes), minst en gang i uken.
Når du behandler en inndataliste, følges en streng arbeidsflyt:
Start fra toppen Ta vare på ett element om gangen Sett aldri noe tilbake på listen Hvis en vare ikke krever en bestemt handling.Hvis du anslår at det vil ta mindre enn to minutter å gjøre noe, er det veien å gjøre det nå. To minutter er selvfølgelig en generisk indikasjon: i praksis er det tiden det vil ta å planlegge handlingen på en annen dato.
Allen beskriver og anbefaler en rekke lister (eller kategorier) for å holde styr på elementer som trenger oppmerksomhet:
En kalender er også viktig for å holde styr på avtaler og forpliktelser; Allen anbefaler imidlertid spesielt at kalenderen reserveres for det han kaller «vanskelige panoramaer»: ting som absolutt må gjøres innen en fastsatt frist, eller møter og avtaler satt i tid og sted. Gjøremålselementene bør mer enkelt reserveres for listen over kommende handlinger.
En siste viktig organisatorisk komponent i GTD er arkiveringssystemet. Ikke før sagt enn gjort! forklarer at et arkivsystem, hvis det skal brukes, må være enkelt, enkelt og morsomt. Selv et enkelt stykke papir, hvis du trenger det som referanse, bør fortjene sin egen plassering i arkivet hvis det ikke passer inn i en eksisterende mappe. Allens forslag er å beholde et enkelt arkivsystem, ordnet alfabetisk, for å gjøre det egnet for å lagre og hente informasjonen du trenger så raskt og enkelt som mulig.
Handlingslister og påminnelser vil være til liten hjelp hvis de ikke blir gjennomgått minst daglig, eller når du har tid. Med tanke på tiden, energien og ressursene som er tilgjengelige i det aktuelle øyeblikket, bestem deg for hva som er det viktigste å gjøre akkurat nå, og gjør det så snart du er ferdig med å gjennomgå handlingslisten.
Hvis du er tilbøyelig til å utsette, kan du bli redusert til alltid å gjøre de enkle oppgavene og unngå de vanskelige. Som en løsning på dette kan du bestemme deg for å utføre handlingene på listen én etter én etter ordren deres, akkurat som det er foreslått å gjøre for å kvitte seg med innboksen.
Minst en gang i uken krever GTD-disiplinen at du gjennomgår alle dine utestående handlinger, prosjekter og ventende påmeldinger , og sørger for at eventuelle nye oppgaver eller kommende hendelser er lagt inn i systemet, og at det er oppdatert. Allen anbefaler at du oppretter en påminnelsesmekanisme for å oppdatere hukommelsen hver uke for viktige oppgaver og prosjekter.
Ethvert organisasjonssystem fungerer ikke hvis du bruker all din tid på å organisere oppgaver i stedet for å faktisk gjøre dem!
David Allens påstand er at hvis du kan gjøre det enkelt, enkelt og morsomt å gjøre det du trenger å gjøre, vil du ha mindre sannsynlighet for å utsette eller bli overveldet av for mange åpne ledd i handlingskjeden og informasjon.
Noen observatører har påpekt at til tross for den store suksessen med metoden, er det ikke noe solid dokumentarisk og vitenskapelig grunnlag for å støtte den teoretisk. Metoden ser imidlertid ut til å være i samsvar med moderne kognitive modeller. [2]
I den nye utgaven av boken «Detto Fatto», utgitt i 2015, har David Allen i vedlegget samlet en rekke vitenskapelige bekreftelser på gyldigheten av metoden.
I sin e-bok Zen To Done understreker Leo Babauta - som foreslår en forenklet versjon av GTD - at metoden kan implementeres relativt enkelt av svært travle ledere på høyt nivå som sliter med å fullføre jobbene sine fordi de kontinuerlig blir avbrutt og overbelastet. av informasjon og forpliktelser, men som likevel har råd til å delegere en rekke oppgaver til andre. Videre, ifølge Babauta, kan GTD være for kompleks og føre til fokus på kategorisering av oppgaver i stedet for på deres faktiske anvendelse. [6]
Etter den første publiseringen i 2001 har GTD nå blitt en ekte "tankemodell" som har gitt en betydelig impuls til utviklingen av applikasjoner (eller funksjonaliteter til eksisterende applikasjoner).
Til tross for dette opprettholder David Allen en nøytral holdning og anbefaler å begynne å bruke systemet med papirsystemer [7] .
Tallrike personopplysningsansvarlige og oppgavestyringsprogrammer er utviklet eller modifisert for å være kompatible med GTD-systemet.
Gmail, Firefox, Thunderbird og OutlookGmail - brukere kan bruke etiketter til å lage gjøremålslister og prosjekter [8] . Det er også en Mozilla Firefox Gmail-utvidelse som implementerer et GTD-grensesnitt direkte på nettleseren [9] . Thunderbird kan også settes opp for bruk med GTD [10]
På samme måte kan Microsoft Outlook [11] og Microsoft Office OneNote [12] etiketter og oppgaver brukes til å implementere GTD.